Stress durch Zeitmangel oder doch durch etwas anderes?

Zeitmanagement gegen Zeitmangel kann das eine Lösung sein?

Stress ist ein extrem häufig genutztes Wort und umschreibt einen Zustand, der die unterschiedlichsten Ursachen haben kann. Wir benutzen das Wort Stress zum Beispiel, wenn wir uns den Anforderungen von außen oder innen nicht mehr gewachsen fühlen.

  • Wir müssen mehr Aufgaben erledigen und haben nicht ausreichend Zeit zur Verfügung.
  • Wir hängen die Erwartung an uns selbst zu hoch und sind dann enttäuscht, wenn wir Qualität und/oder Zeit nicht einhalten oder wir beginnen erst gar nicht.
  • Wir müssen Aufgaben erledigen, denen wir uns in diesem Moment nicht gewachsen fühlen.
  • Wir müssen etwas tun, das uns „gegen den Strich“ geht.
  • Der Umgang mit uns ist nicht wertschätzend, möglicherweise sogar ausgesprochen unfreundlich.
  • Oder, oder, oder…

Ich werde in den folgenden Wochen die genannten Punkte aufgreifen.

In diesem Beitrag widme ich mich dem ersten Punkt.

Zeitmangel, gibt es das überhaupt?

Die Zeit, die uns am Tag zur Verfügung steht, ist etwas sehr Faires. Wir alle haben 24 Stunden pro Tag. Egal ob wir arm oder reich sind, egal wie klug wir sind und egal wie wir sie nutzen.

Aber im Alltag wirkt das oft anders. Manche Menschen haben Zeit in Hülle und Fülle, andere laufen und laufen, um alle Aufgaben, die für den Tag geplant sind, zu erledigen.

Wenn ich Menschen nach Ihrer Zeitplanung frage, bekomme ich häufig verschiedene Kalendertypen genannt. Nur stehen in einem Kalender die Aufgaben ohne Gewichtung und es scheint, als hätten alle Aufgaben dieselbe Dringlichkeit oder Wichtigkeit. Prompt kommt man bei der Abarbeitung ins „Hecheln“.

Heute stelle ich Dir meine eigene Vorgehensweise vor, die ich vor Jahren kennengelernt habe und die zeitlos ist, aber viel Zeit einspart.

Genannt wird sie das „Eisenhower Prinzip“, da er in einer Rede Folgendes gesagt haben soll: „I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.“

Aus diesem Satz entstand eine für mich wunderbare Matrix:

Dringend

Wichtig

1
wichtig und dringend

2
wichtig, aber weniger dringend

3
dringend, aber weniger wichtig

4
weder dringend noch wichtig

  1. Sofort selbst erledigen.
  2. Terminieren und selbst erledigen.
  3. An kompetente Mitarbeiter/Mitstreiter/Kollegen/Familie delegieren.
  4. Nicht bearbeiten (Papierkorb) bzw. irgendwann erledigen.

Ich habe also eine To-do-Liste, in der jeder Aufgabe eine Zahl zugeordnet ist. Die Zahlen 2 und 3 haben auch ein Datum, das sich ändern kann. Auch die Priorisierung ändert sich. So können die Aufgaben mit der Zahl 3 auch mal in 1 rutschen oder 2 in 4 und jede andere denkbare Kombination.

Erfahrungsgemäß ist der Punkt 3 nicht immer einfach umzusetzen, aber manchmal gehen wir auch den Weg des geringsten Widerstandes und versuchen es einfach nicht. Manchmal musst Du dafür auch ein bisschen netzwerken oder Verbindungen eingehen.

Beispiel: Kind in die Schule bringen. Wenn sich mehrere Mütter zusammentun, könnte man Fahrgemeinschaften bilden.

Oder es stellt sich heraus, wenn man darüber redet, dass ein Familienmitglied diese Aufgabe übernehmen kann, da es etwas Ähnliches sowieso schon tut oder an der „Post“ / „Laden“ oder was auch immer vorbeikommt.

Die restlichen, wirklich nicht delegierbaren Aufgaben, die übrig bleiben, müssen eben auch terminiert und erledigt werden.

Diese Art der Aufgabenerledigung nimmt tatsächlich schon ziemlich viel Stress aus dem Tagesablauf, da man fokussiert bleibt. Nach meiner Erfahrung kann man Stress durch Zeitmanagement herausnehmen und damit gegen den „gefühlten“ Zeitmangel angehen.

Probier‘ es aus, und wie immer freue ich mich über Kommentare.

Viel Spaß bei allem was Du tust!

Deine Kirsten

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